Vzhledem k opakovaným dotazům na povinnost vedení knihy jízd je vhodné věnovat tomuto tématu pár slov. Výňatek z kontroly: Vyjádření daňového subjektu ( DS): DS knihu jízd považoval za nutnou pouze ve vztahu zaměstnavatel-zaměstnanec, služební jízdy, jejichž účelem bylo zajištění a udržení zdanitelných příjmů, podnikal z vlastního popudu. Příkazy k cestě nemá a zápisy z jednání, která vedl, nemá, jelikož nebyly tak závažné, aby je bylo nutno pořizovat. Správce daně: K tomu správce daně uvádí, že pro účely uplatnění daňových výdajů na PHM má DS vést evidenci knihy jízd tak, aby tyto vynaložené výdaje mohl správci prokázat. Pro prokázání pracovních cest musí být evidence u každé konkrétní cesty vedena a doložena průkazně a věrohodně tak, aby bylo možno bezpochyby pochopit průběh celé pracovní cesty a jednotlivé úkony s ní spojené, tj. že se jedná o plnění pracovního úkolu souvisejícího s předmětem činnosti DS na konkrétním místě v konkrétním čase. Místo, čas a účel pracovního úkolu musí být přesně a podrobně doložen, aby bylo prokazatelné kde, kdy a v jaké věci bylo jednáno.
Modul Kniha jízd je určen pro vedení knihy jízd uskutečněných řidiči - "referenty" služebním či soukromým vozidlem. Tedy není primárně určen pro vedení obdobné evidence u řidičů z povolání, resp. u firem zabývajících se dopravou jakožto jedním z oborů podnikání, jelikož zatím nepodporuje všechny evidence a funkčnosti, které obvykle zmíněné subjekty potřebují. Nicméně modul je připraven na budoucí rozšíření tak, aby systém i nároky těchto subjektů plně uspokojil. Jak bylo zmíněno v úvodní kap., modul je koncipován tak, aby úspěšné sestavení knihy jízd uživateli co nejvíce zjednodušil a urychlil. A to i v případě, kdy si uživatel neeviduje průběžně skutečné údaje o jízdách, ale má k dispozici jen uskutečněné účtenky za čerpání, příp. celkové ujeté km a potřebuje podle toho rychle zpětně sestavit odpovídající knihu jízd za dané období (typicky měsíc). Proto podporuje různé způsoby pořizování záznamů jízd, jak postupně po jednom, tak hromadně najednou s možností modelování najednou zadávaných údajů s ohledem na průběžně vyčíslovaný stav nádrže, ujeté km atd.
Využíváte k podnikání soukromé nebo firemní auto? Pak se na vás vztahuje povinnost vést knihu jízd. Přečtěte si, jak si usnadníte práci při jejím vedení a jaké údaje do ní patří podle požadavků finančního úřadu a inspekce práce. Kniha jízd může mít papírovou i elektronickou podobu a slouží k evidování údajů o provozu služebního nebo soukromého auta, které využíváte k podnikání. Kdy vedete knihu jízd Pokud uplatňujete skutečné výdaje jako OSVČ nebo skutečné náklady ve firmě při vedení účetnictví a využíváte auto v podnikání, vztahuje se na vás povinnost vedení knihy jízd. Týká se plátců i neplátců DPH. Existuje však jedna výjimka. Pokud jako OSVČ vedete daňovou evidenci, uplatňujete skutečné výdaje (nikoliv paušální výdaje procentem z příjmů) a rozhodli jste se využívat paušál na dopravu, knihu jízd vést nemusíte. Místo prokazování skutečných výdajů každý měsíc uplatníte paušální částku 5 000 Kč za jedno auto a zapisování jízd neřešíte. Knihu jízd také povinně vedete, abyste vykazovali dodržování bezpečnosti práce.
Funkcí K jízdě ze záložky Detail agendy Výdaje vozidel - Připojí již zadanou jízdu k editovanému výdaji. Funkcí Připojit z lišty navigátoru pod seznamem výdajů v agendě Kniha jízd - Připojí již dříve zadaný výdaj k aktuální jízdě. Funkcí Nový ze záložky Čerpání a výdaje v agendě Jízdy - Umožní zadat nový výdaj do agendy Výdaje vozidel rovnou připojený k aktuální jízdě. Doplněním údajů nové jízdy v editačním režimu v záložce Kniha jízd agendy Kniha jízd na řádku v Seznamu jízd vytvořeném v souvislosti s výdajem vozidla typu čerpání dosud nepřipojeným k žádné jízdě. Blíže viz popis položky Čerpání. Možnosti odpojení výdaje od jízdy Výdaje připojené k jízdě lze odpojit: Funkcí Odpojit od jízdy ze záložky Seznam agendy Výdaje vozidel - Odpojí dříve připojenou jízdu od aktuálního výdaje. Funkcí K jízdě ze záložky Detail agendy Výdaje vozidel - Odpojí dříve připojenou jízdu od editovaného výdaje. Funkcí Odpojit z lišty navigátoru pod seznamem výdajů v agendě Kniha jízd - Odpojí aktuální výdaj od aktuální jízdy.
Kniha jízd – Speedy Elektronická verze knihy jízd 2486x Staženo 12, 29 MB 18. 9. 2013
Vyzkoušejte si to hned Elektronické vedení knihy jízd se všemi funkcemi si můžete zdarma vyzkoušet v programu Money S3. Účetní systém Money S3 je vhodný pro: živnostníky, kteří vedou daňovou evidenci, malé a střední firmy, které vedou účetnictví, a neziskové organizace, které chtějí vést jednoduché účetnictví zdarma. Výhodou je, že ho můžete testovat, jak dlouho chcete. Hlavním omezením je počet dokladů. Ve verzi zdarma vystavíte až 500 záznamů do účetního a peněžního deníku nebo 20 cestovních příkazů.
Takovou evidenci DS nevedl. Výsledek: DS nebyly uznány výdaje na PHM a rovněž ani nárok na odpočet DPH z PHM, následně pak ani výdaje na opravy, údržbu atd. Tzv. zrušení knihy jízd novelou zákona o daních z příjmů ve vztahu k DPH ( stanovisko zveřejněné na stránkách MF ČR dne 22. 09. 2009) Zákonem č. 304/2009 Sb. byla v rámci tam obsažené novely zákona o dani z příjmů zcela nově zakotvena možnost aplikace paušálního výdaje na dopravu silničním motorovým vozidlem. Pokud se daňový subjekt pro možnost uplatnění tohoto paušálního výdaje rozhodne, nemusí pro účely daně z příjmů vést evidenci, která by prokazovala jeho výdaje v souvislosti s provozem silničního motorového vozidla (tzv. kniha jízd). Uplatnění předmětného paušálního výdaje na dopravu je na volbě daňového subjektu. Znovu nutno upozornit, že pravidla uplatnění jmenovaného paušálu a s tím spojené důsledky platí v oblasti daně z příjmů. Jde-li o daň z přidané hodnoty, sem dotčená novela v zásadě nijak nedopadá. U plátců, kteří si u daně z příjmů zvolí možnost uplatnění paušálního výdaje na dopravu, se tedy tato skutečnost do uplatňování DPH nijak nepromítá.
Kniha jízd firemního vozidla jako taková nemá dle zákona jasně stanovený formát. Nicméně je nutné uvést všechny informace v evidenci tak, aby bylo možné rozlišit jednotlivé jízdy od sebe. Co musí obsahovat kniha jízd firemního vozidla? Aby bylo možné odlišit každou jízdu, obsahuje použitý vzor knihy jízd pro firemní vozidlo minimálně tyto údaje: Datum jízdy Začátek jízdy Konec jízdy Počet km Dálší vhodné náležitosti knihy jízd: Stav tachometru na konci jízdy Důvod cesty Tankování Označení cesty za soukromou v případě, že nešlo o firemní jízdu V naší aplikaci se snažíme většinu aktivit spojených s vytvořenám knihy jízd pro uživatele maximálně urychlit. Pro přehlednost rozlišujeme jednotlivé jízdy jak grafickým způsobem tak i formou záznamu. Vždy evidujeme výjezd z firmy, cíl cesty, popřípadně přes jaké adresy je proveden návrat do firmy. Nedílně je nutné mít možnost při rekonstrukci knihy jízd rozlišit i soukromé jízdy tak, aby došlo k taxativně správné korekci na straně daňového výkaznictví.
Uživatel zaznamenává údaje o jízdách jednotlivých vozidel (ať už postupně v agendě Jízdy nebo najednou pro celý měsíc v agendě Kniha jízd). Na novém záznamu vyplní jednotlivé údaje jako vozidlo, řidiče, datum a případně čas odjezdu atd. (pro urychlení zadávání jsou různě předvyplňovány). Trasu jízdy (odkud a kam se jelo) lze zadávat více způsoby: Možnosti zadání trasy Ručně - výchozí a cílové místo musí existovat v číselníku Místa a vzdálenosti. Výběrem z číselníku Vzory jízd - Vzory jízd si uživatel může předem nadefinovat, s možností úpravy některých údajů automaticky převzatých ze vzoru do záznamu jízdy. Zadání trasy výběrem nějakého vzoru jízdy z číselníku má své výhody: jednak slouží pro urychlení zadávání, jednak umožňuje zadavateli sledovat, kdy byla daná trasa (s odkazem na vybraný vzor) naposledy použita (výhodné zejména pro sestavování knihy jízd zpětně, viz dále), jednak umožňuje pomocí vhodně nadefinovaného vzoru předvyplňovat vzdálenost a čas jízdy s jistými odchylkami (výhodné zejména pro sestavování knihy jízd zpětně, viz dále).
Podle zákona totiž řidiči musejí dodržovat povinné přestávky. A jejich čerpání se kontroluje na základě záznamů v knize jízd. Například řidič referent (který není řidičem z povolání – typicky obchodní zástupce na cestě za zákazníkem) si musí vzít první přestávku nejpozději po 4, 5 hodinách řízení. Co musí obsahovat kniha jízd Správně vyplněná kniha jízd obsahuje tyto údaje: datum jízdy, čas začátku a konce jízdy, destinaci – odkud a kam jedete, určení a označení vozidla – typ vozidla, SPZ a průměrnou spotřebu uvedenou v technickém průkazu, počet ujetých kilometrů, účel cesty – např. obchodní schůzka se společností ABCD s. r. o., stav tachometru po ujetí cesty, který odpovídá tachometru ve vozidle, údaje o čerpání pohonných hmot, které se prokazují účtenkami za tankování. V jaké formě musíte vést knihu jízd Legislativa nestanovuje jedinou přípustnou formu. Podnikatelé dřív využívali ruční (papírovou) evidenci. Připravili si jednoduchý vzor knihy jízd s příslušnými kolonkami nebo si koupili předtištěné tiskopisy a po skončení cesty do něj řidiči zaznamenali své jízdy.